Barua Pepe ni nini?
Barua
pepe, "barua ya elektroniki," ni njia ya kubadilishana ujumbe
("barua") baina ya watu wanaotumia vifaa vya elektroniki. Barua pepe
ya ni moja ya huduma zinazotumiwa sana kwenye mtandao, pamoja na wavuti.
Inakuruhusu kutuma na kupokea ujumbe kutoka kwa mtu yeyote mwenye anwani ya
barua pepe, mahali popote ulimwenguni.
Barua
pepe hutumia itifaki tofauti tofauti ndani ya Transmission control Protocol/Internet
Protocol (TCP/IP). TCP/IP ni seti ya sheria (itifaki) inayosimamia mawasiliano
kati ya kompyuta (mjumuisho wa vifaa vya kielektroniki) zote kwenye mtandao.
Hasa, TCP / IP inaamuru jinsi habari inapaswa kusakinishwa (kugeuzwa kuwa
vifurushi vya habari inayoitwa pakiti), kutumwa, na kupokea, na pia jinsi ya
kufika sehem tarajiwa. Kwa mfano, Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) hutumiwa kutuma ujumbe, wakati
itifaki za Post Office Protocol (POP) au Internet
Message Access Protocol (IMAP) hutumiwa kupata ujumbe kutoka kwenye
seva ilikohifadhiwa barua pepe.
Unaposanidi
(configure) akaunti ya barua pepe, lazima ufafanue anwani yako ya barua pepe,
nenosiri, na seva za barua zinazotumika kutuma na kupokea ujumbe. Kwa bahati
nzuri, huduma nyingi za wavuti husanidi akaunti yako moja kwa moja, kwa
hivyo unahitaji tu kuingiza anwani yako ya barua pepe na nywila. Walakini,
ikiwa unatumia barua pepe aina ya Microsoft Outlook au Apple Mail, unaweza
kuhitaji kusanidi (configure) kwa maana lazima ufafanue anwani yako ya barua
pepe. Kando na anwani ya barua pepe na nywila, unaweza pia kulazimika kuingiza
seva za barua zinazoingia na zinazotoka na kuingiza nambari sahihi za ports kwa
kila moja.
Kwa
asili yake barua pepe ilikuwa imetengenezwa kuwezesha kutuma au kupokea
maandishi pekee. Lakini kulingana na uhitaji wa na maendeleo ya tekinolojia,
barua pepe ilibadilika kusaidia kutuma na kupokea nakala za maandishi na kwa miundo
tofauti tofauti. Leo, barua pepe inaweza kusapoti Hyper-text Markup Language (HTML),
ambayo inaruhusu barua pepe kuwa na muundo sawa na tovuti. Hivyo basi kutokana
na uwezo wa wa kuwezesha HTML, Ujumbe wa barua pepe ya HTML unaweza kujumuisha
picha, Video, viungo (links), na mpangilio wa Cascading Style Sheets (CSS).
Unaweza
pia kutuma faili au "viambatisho vya barua pepe" pamoja na ujumbe.
Seva nyingi za barua zinatoa nafasi ya kutuma viambatisho vingi kwa kila barua
pepe (ujumbe), lakini wanaweka kikomo cha ukubwa wa jumla. Katika siku za
kwanza za barua pepe, viambatisho kawaida vilikuwa na megabyte moja (1Mb), lakini
hivi sasa seva nyingi za barua zinaruhusu au kutoa nafasi ya kutuma viambatisho
vya barua pepe ambazo ni megabytes 20 (20Mb) au zaidi.
Namna sahihi ya kutumia barua pepe
Licha
ya uwepo wa njia mbali mbali za mawasiliano, barua pepe bado ni maarufu na
imekuwa muhimu sana kama kama tu ilivyo kwa nambari ya simu. Kama ilivyo kwa
kumpigia mtu simu, barua pepe imekuwa njia ya kawaida ya mawasiliano kiasi
kwamba kila mtu anapaswa kuwa na anwani ya barua pepe.
Wakati wa kuunda ujumbe wa barua pepe, ni muhimu sana kuzingatia na kutumia mashart na sheria kuhusu tabia inayokubalika kwenye wavuti yaani (Email Netiquette). Mfano
- Ni lazima na unapaswa kujumuisha kichwa/lengo (Subject) linalofupisha mada ya barua pepe.
- Kuanza kila ujumbe na jina/barua pepe ya mpokeaji na kumaliza ujumbe huo kwa jina lako au "saini." Saini ya kawaida ni pamoja na jina lako, anwani ya barua pepe, na / au kiungo (link) ya wavuti kama unayo. Saini ya kitaalam inaweza kujumuisha jina la kampuni yako na cheo chako pia.
- Ikiwa unataka kutuma barua pepe kwa wapokeaji wengi, unaweza kuongeza anwani ya barua pepe ya kila mpokeaji kwenye uwanja wa "To"
o
Walakini,
ikiwa barua pepe imekusudiwa mtu mmoja, unapaswa kuweka anwani za ziada katika
uwanja wa "CC" (nakala ya kaboni), hapa watu wote waliotumiwa barua
pepe waweza kujua pia kwamba barua pepe hiyo imetumwa kwa nani mwngine.
o
Ikiwa
unatuma barua pepe kwa watu wengi ambao hawajuani kila mmoja, ni bora kutumia
uwanja wa "Bcc" (nakala ya kaboni kipofu). Hii inaficha anwani za
barua pepe za kila mpokeaji, ambayo husaidia kuzuia spam.
Baadhi ya faida za kutumia barua pepe
- Ni rahisi sana kuwasiliana vizuri na mtu yeyote ndani ya ofisi au mahali popote ulimwenguni bila kujali ni wapi anaishi
- Faida nyingine ya kuwa na mawasiliano ya barua pepe ya biashara kazini ni kwamba unaweza kujibu wateja haraka na kwa urahisi. Hii inamaanisha kuwa haitaji tena kutumia masaa kwenye simu, kujaribu kumaliza maswali au mahitaji ya wahitaji.
- Ujumbe unaweza kutumwa haraka, na kwa mara moja.
- Gharama ya kutuma barua pepe ni ndogo sana, tofauti na posta na njia zingine za mawasiliano.
- Ni rahisi kutumia, unaandika jina/barua pepe ya mpokeaji tu, Lengo/Kichwa cha barua pepe yako na ujumbe wako na bonyeza kitufe cha kutuma.
- Unaweza kunakili/kuwajumuisha wengine kwenye mawasiliano. Unaweza hata kumficha mtu mwinginekwenye mnyororo wa mawasiliano ikiwa hautaki mpokeaji wa barua pepe kujua kuwa unamtuma kwa mtu mwingine. Idadi kubwa ya watu wanaweza kunakiliwa na kuwasiliana nao mara moja.
- Kutuma barua pepe huokoa gharama za karatasi na uchapishaji.
- Unaweza kutuma viambatisho, kama vile picha, faili, video n.k
Baadhi ya hasara za kutumia barua pepe
Aina mbali mbali za watoa huduma ya barua pepe.
Mtoaji
wa huduma ya Barua pepe yaani Email Service Provider (ESP) hutoa huduma za
kutuma na kupokea barua pepe. ESP nzuri husaidia kujenga templeti za barua
pepe, kudhibiti orodha zako za mawasiliano, kutuma na kufuatilia kampeni zako
mtandaoni kwa kiwango kikubwa. Huduma nyingi za barua pepe ni bure kabisa lakini
kuna huduma mahususi unaweza kuzilipia (premium features).
| Jina | Kiungo | Ukubwa wa nafasi unaopewa |
| Gmail | https://mail.google.com | 15 GB |
| Outlook | https://outlook.live.com/owa/ | 15 GB |
| iCloud Mail | https://www.icloud.com/ | 5 GB |
| Yahoo! Mail | https://login.yahoo.com | 1 TB |
| AOL Mail | https://login.aol.com | 250 GB |
| gmx | https://www.gmx.com/ | 65 GB |
| yandex | https://mail.yandex.com/ | 10 GB |
| https://www.mail.com/int/ | 2 GB | |
| Lycos | https://www.mail.lycos.com/ | 3 GB |
| ProtonMail | https://protonmail.com/ | 500 MB |
| Tutanota | https://tutanota.com/ | 1 GB |
| Zoho Mail | https://www.zoho.com/mail/ | 5 GB |